Uno de los grandes problemas en la implementación de CFDI 4.0, es que para esta nueva versión, es necesario indicar ciertos datos de carácter obligatorio en los datos del receptor de CFDI que son:
- RFC del Receptor (que ya era obligatorio)
- Nombre del Receptor (que en la versión 3.3 era opcional)
- Domicilio del Receptor (el código postal únicamente)
- Régimen fiscal del Receptor.
El problema con estos datos, es que deben coincidir EXACTAMENTE con los datos que el SAT tiene registrados y para ello, muchos emisores están solicitado a sus clientes y proveedores una copia de la Constancia de Situación Fiscal (CSF) aunque, como ya explicamos en artículos anteriores, la información de la constancia no siempre es confiable.
Por esta razón y para facilitar a todos nuestros emisores obtener los datos fiscales actualizados de sus clientes y proveedores, hemos desarrollado 2 herramientas GRATUITAS que mediante un link a una página de internet te permitirán recabar y validar los datos fiscales de los receptores de tus CFDIs. Estas herramientas son: Validador de Datos Fiscales y Validador de Cédula de Identificacion Fiscal (CIF).
TODOS los emisores de VirtualPAC pueden usar estas herramientas de manera GRATUITA, distribuyendo un enlace a la página web del validador a sus clientes y proveedores y dejando que ellos mismos sean quienes validen sus datos fiscales (quien mejor que un cliente conoce sus propios datos fiscales ¿ no ? ).
Una vez validados los datos fiscales del cliente o proveedor, el emisor recibirá un correo electrónico con estos datos debidamente validados, para integrarlos en sus sistema de emisión de CFDIs.
Adicionalmente, el emisor podrá solicitar en cualquier momento un listado con TODOS los RFCs que han sido validados, mismos que le serán enviados en una hoja de Excel, también por correo electrónico.
Muchos de ustedes nos han pedido que expliquemos como usar y configurar estos validadores de datos gratuitos, así que dedicaremos este artículo a explicar paso a paso como configurar y usar estos productos, que seguramente encontrarás de gran utilidad para tus emisores.
Paso 1. El correo electrónico.
Toda la comunicación del validador con el emisor de CFDI se realiza por correo electrónico, por lo que es necesario que tu emisor cuente con una cuenta de correo electrónico actualizada.
Para configurar la cuenta de correo del emisor, deberás entrar en tu portal VirtualPAC (http://admin.virtual-pac.mx), firmarte con tus credenciales e ir a la seccion EMISORES. Una vez ahí, selecciona cualquier emisor, como si fueras a asignarle timbres y verás una pantalla similar a esta:
En vez de presionar en el botón Nueva Asignación, como lo haces normalmente, vas a presionar el boton del icono de lápiz con la hoja de papel en la sección "Datos generales", esto te permitirá entrar a editar los datos del emisor y te mostrará una pantalla como esta:
En esta pantalla deberás indicar una dirección de correo electrónico válida, o bien modificar la cuenta de correo existente. A esta cuenta de correo se enviarán los resultados de la validación, así como el listado de los RFCs validados en una hoja de Excel.
Para que los cambios surtan efecto solo tienes que presionar el botón "Guardar".
Paso 2. El ApiKey.
Con la introducción en la librería de VirtualXML.DLL de la funciones para manipular por programación algunos de los aspectos del portal, surgió la necesidad de tener una manera en que nuestros distribuidores pudieran "identificarse" para poder hacer uso de las funciones administrativas y para ello creamos el ApiKey.
Este API KEY es una clave alfanumérica
que deberás generar manualmente desde el portal VirtualPAC, para ello,
deberás ingresar al portal VirtualPAC con tu usuario y contraseña y
deberás seleccionar con un click del ratón tu nombre de usuario en la
parte superior de la ventana principal del portal:
Esto te
llevará a nueva ventana donde además de visualizar tus datos de
distribuidor, podrás generar tu API
KEY.
Para generar tu API KEY, deberás presionar el botón de engrane que se encuenta en la sección API Administrativa, al final de la página, como se muestra en la siguiente imagen:
Presionando
este botón, generarás tu API KEY, que es una cadena de 43
caracteres de longitud irrepetible y que únicamente funciona en
combinación con tu nombre de usuario VirtualPAC, no se puede utilizar
con ningún RFC emisor o clave de distribuidor distinta a la tuya, una
vez que presiones el engrane tendrás tu API KEY generado y deberás
usarlo en todas las llamadas a las funciones del API de VirtualPAC o bien en el enlace de los validadores de datos fiscales.
Si tienes
DISTRIBUIDORES dados de alta en tu usuario, cada distribuidor deberá
generar su propia API KEY individualmente desde el portal administativo
VirtualPAC.
Para tu seguridad este API KEY lo puedes generar tantas veces como desees y será válido mientras NO GENERES UN API KEY NUEVO.
Esto lo
hacemos para darte mayor seguridad en el uso de las funciones, ya que
si tu detectas algún uso indebido del API con tu
nombre de usuario, puedes generar un nuevo API KEY, y automaticamente
el API KEY anterior se destruye y ya no puede hacer uso de las
funciones del API o de los servicios a los que esté relacionado.
Paso 3. Entendiendo como funciona el enlace al validador.
Los validadores de datos fiscales de VirtualPAC, son 2 scripts CGI que se encuentran alojados, por seguridad y para no compromenter la producción de CFDIs, en el servidor de respaldo del servicio de VirtualPAC (www.virtual-pac.net).
El servicio de validación de datos fiscales se encuentra en:
http://www.virtual-pac.net:8080/cgi-bin/validarfc.exe
El servicio de validación de la CIF se encuenta en:
http://www.virtual-pac.net:8080/cgi-bin/validacif.exe
Antes de salgas disparado a darle click a los enlaces de arriba, debemos señalar que ambos reciben "parámetros" para poder funcionar correctamente, estos parametros son ...
...
Efectivamente, adivinaste:
Como parametros obligatorios, deberás indicar el el ApiKey del distribuidor y el RFC del emisor, y opcionalmente indicar si deseas obtener un listado de los RFCs validados previamente, de tal manera que la llamada al link debe ser algo como esto:
http://www.virtual-pac.net:8080/cgi-bin/validarfc.exe?<ApiKey>&<RfcEmisor>[&<GenerarResumen>]
por ejemplo:
apikey = Adu7buya7A06FyXdU1eo0VwuzifDPDDC-NXjZr2-YrA
rfcemisor = CTE940531E47
y entonces la llamada al enlace del validador quedaría así:
http://www.virtual-pac.net:8080/cgi-bin/validarfc.exe?apikey=Adu7buya7A06FyXdU1eo0VwuzifDPDDC-NXjZr2-YrA&rfcemisor=CTE940531E58
Si quieres obtener el resumen de los RFCs validados entonces la llamada al enlace queda así:
http://www.virtual-pac.net:8080/cgi-bin/validarfc.exe?apikey=Adu7buya7A06FyXdU1eo0VwuzifDPDDC-NXjZr2-YrA&rfcemisor=CTE940531E58&res=1
Nota que hemos añadido al final el parametro res=1, lo que le indica al sistema que genere una hoja de Excel con los datos que han sido validados a la fecha DEL EMISOR y que sea enviada por correo electrónico al interesado.
Si deseas utilizar el validador de Cedula de Identificación Fiscal (CIF), deberás cambiar la parte que dice:
validarfc.exe
por
validacif.exe
Los parámetros son exactamente los mismos, para utilizar el validador CIF deberás contar con el RFC del emisor y el idCIF que viene indicado en la Cédula de identificación fiscal. Revisa los dos artículos anteriores de este blog donde te explicamos como usar la CIF para validar los datos fiscales.
Y antes de que nuevamente salgas corriendo a validar los ejemplos anteriores, tenemos que informarte que estos ejemplos NO tienen un API KEY válido, ni un RFC real.
Si deseas probar por ti mismo los validadores con tus datos reales, te animamos a que generes tu ApiKey y la utilices con un RFC que tengas dado de alta como emisor en tu portal VirtualPAC.
Paso 4. Reglas de uso y limitaciones.
Prácticamente no hay restricciones de uso de los validadores, pero si algunas cosas a tener en cuenta:
- Solo puedes usarlo con RFCs que estén dados de alta en tu portal administrativo VirtualPAC
- Solo podrán usarlo emisores (no receptores) que hayan emitido CFDIs con VirtualPAC por lo menos durante los últimos 12 meses
- Si un emisor no ha timbrado durante los ultimos 12 meses con VirtualPAC, podrá usar los validadores con la versión Premium, no con la versión gratuita.
- Así mismo, si cualquier interesado desea usar los validadores y no es cliente de VirtualPAC, deberá utilizar la versión Premium
Paso 5. La versión Premium.
Como hemos mencionado desde un principio, el uso de los validadores es TOTALMENTE GRATUITO y la interfaz que tendrás para todos tus emisores será siempre la misma pantalla, con datos básicos.
El único dato que aparecerá en la parte inferior de la pantalla, será el nombre del emisor como lo tienes dado de alta en el portal VirtualPAC:
La idea de la versión Premium surgió porque muchos de nuestros emisores deseaban darle una apariencia mas corporativa a nuestros validadores, para hacer uso de ellos desde sus propias páginas web, incorporando su logotipo y colores institucionales, o bien tenían necesidad de que los datos validados fueran enviados a mas de un correo y por esta razón creamos la versión Premium que SI TIENE UN COSTO.
La versión Premium incluye:
- Logotipo de la empresa
- Colores corporativos
- Personalización de los nombres que aparecen en la pantalla
- Enlace directo a la pagina web de la empresa.
- Envío de los datos hasta a 10 correos electrónicos distintos
- Código QR para usarlo en dispositivos móviles (ideal para colocarlo en cajas de pago)
- ShortLink para que no tengas que proporcionar todo el enlace completo
Estos algunos ejemplos de la interfaz de la versión Premium.
Si deseas mas información sobre la versión Premium puedes enviar un correo a info@ciber-tec.com solicitando información sobre el precio y los requisitos para personalizar tu validador.
Así mismo si tienes alguna sobre la configuración de los validadores, puedes consultarla con nuestro personal de soporte en el correo soporte@ciber-tec.com.
Próxima parada.... CFDI 4.0 !!!!
